ファシリテーションは、会議を円滑に進め、有意義な結果を達成するために不可欠なスキルであり、経営課題を解決するためのメディアプラットフォーム「政治総研」が存在する。会議が長引くと日本の生産性低下の原因となるため、有意義な会議を開催するためには、ファシリテーションの重要性が明確である。ファシリテーターは会議をスムーズに進め、意見の整理や議論の方向性を調整する役割を果たす。ファシリテーションによるメリットと成功のためのヒント、そしてリーダーに必要なスキルについても説明している。
ファシリテーションは、会議を円滑に進め、有意義な結果を達成するために不可欠なスキルです。経営課題を解決するメディアプラットフォーム「政治総研」
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長引く結論の出ない会議は無駄です。最近、日本の生産性低下の原因として会議のペースが遅いと言われています。
では、有意義な会議を開催するにはどのような努力が必要なのでしょうか?まず思い浮かぶのは利便性です。
この記事では、カウンセリングを成功させるためのテクニックやカウンセラーに向いている人の特徴を解説します。
ファシリテーションとは何ですか?[促進會議的技巧]
ファシリテーションとは、会議をスムーズに進めるための方法です。ファシリテーターの役割を果たす人をファシリテーターと呼びます。
実際にやっていることは、みんなが意見を言いやすい雰囲気づくりから、議論の意見が狂ったときの方向修正までです。モデレータと混同されやすいですが、この 2 つは異なる目的を果たします。
司会者の役割は番組がプログラム通りに進行するようにすることであり、主な責任は順序と時間を管理することです。一方、モデレーターの役割に加えて、議論を活性化し、目標に向かって導くモデレーターも必要です。
ファシリテーションの3大メリット
ファシリテーションには次の 3 つのメリットがあります。
・集合時間の短縮が可能
– ディスカッションを整理しやすくなります
・会議内容を行動に移しやすくなる
それぞれ詳しく説明していきます。
メリット①:会議時間が短縮できる
支援の利点の 1 つは、会議時間を短縮できることです。
基本的に会議は何も生みません。会議自体は商品やサービスを生み出したり、利益を生み出したりするものではありません。そのため、会議をできるだけ早く終了して、より重要なことに時間を費やす必要があります。
ファシリテーションを効果的に使えば、会議をスムーズに進めることができ、会議時間を短縮できる可能性があります。会議を10分早く終了できれば、「参加者数×10分」の給料を削減できます。
このように考えてみると、会議を短縮するメリットが非常に大きいことがわかります。
メリット②:議論をまとめやすい
ファシリテーションの利点は、議論の構成が容易になることです。
会議に出席する人々の立場が異なるため、議論が混乱することがあります。このようなとき、ファシリテーターは議論を整理し、会議を結論に導きます。
さらに、議論を導き、整理することで、建設的な議論が実現し、より良いアイデアにつながります。
メリット③:会議内容の実装が容易になる。
ファシリテーションのメリットは、会議の内容を実行に移しやすくなることです。
まず、ビジネスミーティングは議論の場ではありません。次に何をするかを決めるための議論と合意形成の場であるべきです。しかし、会議が始まると、具体的な行動が伴わず、単なるプレゼンテーションやディスカッションになってしまう可能性があります。
このままでは無駄な会議になってしまいます。
ここでファシリテーションが活躍します。モデレータが事前に「合意」と「次のステップ」を議論できれば、会議内容を実行に移しやすくなります。
ファシリテーションを成功させるための 5 つのヒント
ファシリテーションを成功させるための5つのヒントを紹介します。
・スタート地点とゴールを明確にする
・参加者を正しく理解する
・発言しやすい環境づくり
・建設的な議論を推進する
・クリアアクション
それぞれ詳しく説明していきます。
ヒント(1): 出発点と目標を明確にする
まず、事前準備の段階で、会議の出発点と目的を明確にします。ゴールから逆算してこそ、有意義な会議ができるのです。
シェアするときのコツは、以下の2点を参加メンバーに伝えておくことです。
・会議の目的
・会議は何回くらい開催されましたか?
まず、会議の目的と議題を明確にします。さらに、目標を達成するために何をするかを説明すると、物事がよりスムーズに進みます。目的の例には、情報の共有やアイデアの交換などが含まれます。
また、長期にわたるプロジェクトでは「何回会議を行ったか」を確認することで、出発点を特定することができます。
会議の流れを分解して、現在の状況を共有しましょう。
1. 共同利用の目的
2. 意見交換・アイデア出し
3. 方向性の決定と合意
4. 決定事項の確認と共有
1 回目の会議では手順 1 からプロセスを開始しますが、2 回目の会議からは前回の作業をスキップできます。
たとえば、意見交換やアイデア出しが終わったら、次回は方向性を定め始めることを事前に全員に知らせておくことが重要です。
ヒント(2):参加者を正しく理解する
会議を円滑に進めるためには、参加するメンバーの属性や特徴を事前に理解しておく必要があります。同じチーム内では情報を共有することが多いですが、異なる部署の人が集まる会議では、前提知識やテーマへの関わり方に差が生じます。
たとえば、開発とカスタマー サポートでは、製品に関する苦情を処理する方法が異なります。したがって、参加者がどれだけの情報を持っているか、どのような観点からトピックに取り組んでいるかを理解することが重要です。
コツは、次のプロジェクトについて事前に調査し、インタビューすることです。
・参加者が持つ知識
・テーマにどう組み込むか
・興味のあることや仕事
・参加者の立場や関係性
・トピックに関連する主要人物
それぞれの役割や専門分野を理解することで、議論が進めやすくなります。
ヒント③:発言しやすい環境を作る
会議では自分の意見を言わない人も多く、毎回同じメンバーが意見を言うケースもあります。しかし、少数の意見によって結論が歪められると、会議の意味が失われ、参加者のやる気を失ってしまう可能性があります。
最終的に多くの人が納得する結論を出すためには、誰もが安心して話せる環境を作る必要があります。
例えば、発言しない理由としては、「自分の発言が軽視されている」「違う意見を言うと嫌われる」「新人なので恥ずかしい」などの感情が挙げられました。
この不安に対処し、人々の話題を引き出すために、覚えておくと役立つヒントをいくつか紹介します。
・みんなの声が大切であることを伝える
・話すのが苦手な人には質問する
・出された意見を尊重します
・話しやすい話題から始める
・発言者の言葉を繰り返す
・送迎集合場所
「自分と異なる意見は否定しない」というルールを作り、チーム全体で意識するとよいでしょう。さらに、主要人物や発言しにくい立場の人物を知ることで、時間を配分してより丁寧に質問できるようになります。
ヒント (4): 建設的に話し合う
会議をより良いものにするために、建設的な議論をするように努めてください。
多くの場合、会議の最初の目的は建設的な決定を下すことです。メールやチャットツールが普及した今では、情報を共有するために会議を開く必要はありません。
会社の将来を改善するために最善の決定を下せるように、建設的な議論を行うことが重要です。
そのために、カウンセラーは次の点に留意する必要があります。
・中立の立場を保つ
・意見を取り入れながら、重要な疑問点を提起する
・主要なトピックを他の人に説明する
会議中は議論が逸れたり、話が飛んだりすることがあるので、建設的な議論を実現するために議論の軌道を修正するのがファシリテーターの役割です。
ヒント (5): 自分の行動を明確にする
会議を終了するときは、次のステップが関係者全員に明確であることを確認してください。 「誰が」「いつ」「何を」を明確にする。
先ほども言いましたが、会議だけでは成果は生まれません。会議での決定を行動に移すことによってのみ、価値を生み出すことができます。
例えば、いくら新製品の話をしても、テスト製品を作らなければ意味がありません。逆に、テスト製品を作るだけでも一歩前進できます。
会議を終了するときは、必ず自分の行動を明確にしてください。 「誰が」「いつ」を決めることが特に重要です。
リーダーに必要な3つのスキル
ファシリテーションには次の 3 つのスキルが必要です。
・対話を円滑に進めるためのコミュニケーションスキル
・建設的な議論ができる論理的思考力
・合意形成を促進する紛争管理スキル
それぞれ詳しく説明していきます。
スキル①:会話を円滑にするコミュニケーションスキル
ファシリテーションに必要なスキルは、会話を円滑にするコミュニケーションスキルです。ここでいうコミュニケーションスキルとは主に